Beschwerdeverfahren
Wir haben eigene Beschwerdemechanismen etabliert, die Mitarbeitenden, Lieferenden und allen externen Hinweisgebenden zur Verfügung steht. Über unser externes Meldesystem, Atlas Copco SpeakUp, können Hinweise auf mögliche Verstöße gegen die Grundsätze der Atlas Copco Gruppe zur Nachhaltigkeit in der Lieferkette gegeben werden.
SpeakUp!
1. Anwendungsbereich des Beschwerdeverfahrens
Das Beschwerdeverfahren dient der Einreichung von Beschwerden und Hinweisen im Hinblick auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken und Pflichtverletzungen innerhalb unserer Lieferkette. Es steht sowohl unternehmensinternen als auch -externen Personen zur Verfügung. Damit bezweckt das Beschwerdeverfahren, potenziell nachteilige menschenrechtliche und umweltbezogene Auswirkungen frühzeitig zu erkennen und folglich rechtzeitig präventive Maßnahmen ergreifen und Abhilfe schaffen zu können.
2. Eingang der Beschwerde
Beschwerden können Sie über unsere Plattform SpeakUp! einreichen. Die Kontaktdaten finden Sie auf unserer Internetseite. Diese Plattform haben wir für die Einreichung und vollständige Bearbeitung von Beschwerden eingerichtet. Die Plattform ermöglicht es, Beschwerden in Deutsch und Englisch, namentlich und anonym einzureichen. Beschwerden können über SpeakUp! 24 Stunden am Tag und sieben Tage die Woche eingereicht werden. Das Portal ist dabei telefonisch oder über einen Internetbrowser erreichbar.
SpeakUp! informiert uns per E-Mail über den Eingang einer neuen Beschwerde. Diese E-Mail enthält einen Link zu Ihrer Beschwerde in der SpeakUp! Plattform. Die Bearbeitung Ihrer Beschwerde findet ausschließlich online innerhalb der SpeakUp! Plattform statt. Ein lokaler Download Ihrer Beschwerde in unser Firmennetzwerk oder auf dem Computer der bearbeitenden Person ist nicht vorgesehen. Wir bestätigen Ihnen den Eingang Ihrer Beschwerde und teilen Ihnen mit, wann Sie mit einer Antwort rechnen können.
Die Nutzung der SpeakUp! Plattform ermöglicht es uns, sämtliche Beschwerden in einer sicheren Umgebung zu sammeln und zu bearbeiten. Dies ermöglicht uns ein effizientes Fallmanagement. Wir sichern Ihnen die Anonymität Ihrer Beschwerde zu. Sollten Sie Ihre Beschwerde nicht anonymisiert einreichen, sichern wir Ihnen zu, die gesetzlichen Anforderungen an den Schutz Ihrer Identität einzuhalten.
3. Eingangsprüfung der Beschwerde
Der nächste Schritt ist die Untersuchung Ihrer Beschwerde, die ebenfalls in SpeakUp! stattfindet. Unser Supply Chain Management ist für das Beschwerdeverfahren zuständig. Falls wir Ihrer Beschwerde keine Abhilfe leisten oder das Thema Ihres Hinweises oder Ihrer Beschwerde nicht in den Anwendungsbereich des Beschwerdeverfahrens fällt, teilen wir Ihnen dies mit.
Die Eingangsprüfung Ihrer Beschwerde dauert in der Regel zwei Wochen. Sollte sich die Eingangsprüfung verzögern und länger dauern, informieren wir Sie über die Verzögerung und den voraussichtlichen Zeitpunkt des Abschlusses der Prüfung.
4. Aufklärung des Sachverhalts
Wir prüfen den von Ihnen in der Beschwerde dargestellten Sachverhalt intern und gemeinsam mit Ihnen. Dazu gehört, dass wir Nachfragen stellen und Sie ggf. bitten, an der weiteren Aufklärung des Sachverhalts mitzuwirken. Die Informationen verlassen nicht die SpeakUp! Plattform, insbesondere werden sie nicht lokal bei AtlasCopco gespeichert. Die Aufklärung des Sachverhalts dauert in der Regel zwischen zwei und vier Wochen.
Sollte sich die Sachverhaltsaufklärung verzögern und länger dauern, informieren wir Sie über die Verzögerung und den voraussichtlichen Zeitpunkt des Abschlusses der Prüfung.
5. Erarbeitung einer Lösung
Nach Aufklärung des Sachverhalts prüfen wir diesen, ggf. auch in technischer und juristischer Hinsicht. Daraufhin entwickeln wir einen Vorschlag für Abhilfemaßnahmen. Wir bemühen uns um eine rasche technische und rechtliche Prüfung und Ausarbeitung von Abhilfemaßnahmen.
Die Dauer hängt von der Komplexität des Falles ab, wird aber im Allgemeinen nicht länger als vier Wochen dauern. Wir werden Sie über jede Verzögerung und den voraussichtlichen Zeitpunkt des Abschlusses informieren.
6. Abhilfemaßnahmen
Wir setzen die vereinbarten Abhilfemaßnahmen um und monitoren diese. Das Ergebnis besprechen wir mit Ihnen.
Abhilfemaßnahmen können beispielsweise angemessene rechtliche Schritte, die Einschalung von Behörden oder Änderungen von Arbeits- und Geschäftsabläufen sein.
7. Wirksamkeitsüberprüfung
Die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens wird jährlich und anlassbezogen überprüft und ggf. angepasst. Ebenfalls überprüfen wir regelmäßig die Wirksamkeit der mit Ihnen erarbeiteten Lösungen und Abhilfemaßnahmen. Dazu bleiben wir auf Ihren Wunsch auch mit Ihnen im Austausch.
8. Vertraulichkeit
Wir sichern im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben wirksamen Schutz vor Benachteiligungen oder Bestrafung aufgrund einer Beschwerde zu. Eine anonymisierte Bearbeitung ist auf Wunsch möglich.
Sollten im Laufe des Beschwerdeverfahrens doch Rückschlüsse auf Ihre Person möglich sein (z.B. aufgrund persönlichen Kontakts oder dem Inhalt Ihrer konkreten Schilderungen), stellen wir den Schutz Ihrer Person vor Nachteilen durch folgende Maßnahmen sicher:
- Bearbeitung der Beschwerde durch geschulte und unparteiische Mitarbeitende. D.h. diese sind stets unabhängig und nicht weisungsgebunden. Die betrauten Personen sind zur Verschwiegenheit verpflichtet.
- Keine Verpflichtung der Hinweisgeber zur Zusammenarbeit/Kommunikation.
- Einreichung und Durchlaufen des Beschwerdeverfahrens ist auch vollständig anonym möglich.