Edwards GmbH: Datenschutzhinweis für Bewerber

1.       Zweck dieser Datenschutzinformation

Mit diesem Informationsblatt möchte die Edwards GmbH (nachfolgend „wir“ oder „Edwards“) Sie gemäß Art. 13 und Art. 14 der Datenschutz-Grundverordnung („DS-GVO“) über die Datenverarbeitung im Rahmen Ihrer Bewerbung und ggf. Begründung Ihres Beschäftigungsverhältnisses mit Edwards informieren.

2.       Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlich für die Verarbeitung ist die

Edwards GmbH
Philipp-Hauck-Straße 2
85622 Feldkirchen

3.       Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Unser Datenschutzbeauftragter ist:

Silvia C. Bauer
Luther Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Anna-Schneider-Steig 22 (Rheinauhafen)
50678 Köln
E-Mail: datenschutz@luther-lawfirm.com

4.       Inhalt der Verarbeitung, Verarbeitungszweck und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihrer Bewerbung bei uns. Personenbezogene Daten (nachfolgend auch „Daten“ genannt) sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, also z.B. Ihr Name, Ihre Adresse, Ihre Telefonnummer oder Ihr Geburtsdatum. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.

Nachfolgend informieren wir Sie über die Zwecke, für die wir Ihre Daten verarbeiten sowie die Rechtsgrundlage, auf deren Grundlage wir Ihre Daten verarbeiten.

a.       Ihre Daten im Rahmen der Bewerbung

Wir erfassen alle persönlichen Daten, welche Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung mitteilen. So können wir Ihre Fähigkeiten beurteilen und abschätzen, ob Sie zur offenen Stelle in unserem Haus passen.

In der Regel sind von den Bewerberdaten folgende umfasst: Vor- und Nachname, ggf. Ihren akademischen Grad, Geburtsdatum und -ort, Kontaktdaten (Adresse, E-Mail, Telefon- und Handynummer, sowohl geschäftlich, als auch privat), Bewerbungsunterlagen (Ausbildung und Berufserfahrung), Sprachkenntnisse, Fähigkeiten sowie falls vorgelegt Arbeitserlaubnis.

Sollten Sie von uns kontaktiert oder zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden, benötigen wir Ihre Bankverbindung zur Reisekostenabrechnung und speichern Protokolle und Interviewbewertungen.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b, Art. 88 DS-GVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG-neu.

In den Bewerbungsunterlagen können besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten sein. Besondere Kategorien personenbezogener Daten sind nach Art. 9 DSGVO personenbezogene Daten, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, die politische Meinung, religiöse (z.B. Angaben zur Religionszugehörigkeit/Konfession) oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie die Verarbeitung von biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung (z.B. Fotos), Gesundheitsdaten (z.B. Angaben zum Grad der Schwerbehinderung) oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung. Wenn Ihr Lebenslauf besondere Kategorien personenbezogener Daten enthält, erheben wir diese nicht absichtlich. Wir bitten Sie ausdrücklich, uns solche Daten nicht zuzusenden.

Wenn Sie uns als Teil Ihrer Bewerbungsunterlagen freiwillig und entgegen unserer ausdrücklichen Bitte besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art.  9 Abs. 1 DSGVO zukommen lassen (z.B. Ihr Foto oder Angaben zu Ihrer Religionszugehörigkeit/Konfession), speichern wir diese auf der Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 3 S. 2 BDSG. Dies gilt auch, wenn Sie uns im weiteren Laufe des Bewerbungsverfahrens weitere besondere personenbezogene Daten mitteilen. 

Durch die freiwillige Übermittlung dieser Daten und durch die Akzeptanz dieser Datenschutzerklärung erklären Sie sich mit der Verarbeitung dieser besonderen personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses einverstanden.

Wir berücksichtigen diese besonderen personenbezogenen Daten bei einer Auswahlentscheidung grundsätzlich nicht, es sei denn, es ist auf Grund gesetzlicher Verpflichtungen geboten, diese besonderen personenbezogenen Daten zu berücksichtigen. Es ist z.B. bei manchen Stellenausschreibungen möglich, dass Menschen mit Behinderungen in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen bevorzugt behandelt werden.  

b. Speicherung in unserer Datenbank

Falls Sie der Speicherung Ihrer Bewerberdaten in unserer Datenbank zustimmen, werden die folgenden Angaben gespeichert: Beschreibung Ihrer Arbeitserfahrung, Fähigkeiten und Ausbildung, Kontaktinformationen, welche Sie identifizierbar machen, z.B. Ihr Name, Ihre Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b, Art. 88 DS-GVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG-neu.

5.       Quellen

Daten, die wir nicht unmittelbar bei Ihnen erhoben haben, erhalten wir aus den folgenden Quellen:

• Behörden oder anderen staatlichen Stellen, z.B. Finanzämter, Arbeitsagenturen,
• Ihren früheren Arbeitgebern, wenn Sie zugestimmt haben, dass wir diese im Rahmen Ihres Einstellungsverfahrens kontaktieren.

6.       Empfänger der Daten

        Ihre personenbezogenen Daten werden zunächst nur von unseren Mitarbeitern verarbeitet.

Soweit dies im Rahmen Ihres (künftigen) Beschäftigungsverhältnisses erforderlich und/oder uns dies gesetzlich gestattet ist, werden Ihre personenbezogenen Daten (in Teilen) an unsere Beteiligungs- und Tochtergesellschaften weitergegeben.

        Soweit wir gesetzlich oder vertraglich dazu verpflichtet sind, leiten wir einen Teil Ihrer Daten an Stellen weiter, die diese zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen. Das sind insbesondere: öffentliche Stellen, wie die Sozialversicherungsträger, die Deutsche Rentenversicherung, Berufsgenossenschaft, Ihre Krankenkassen, das Statistische Bundesamt, die Stelle, an welche umgewandeltes Entgelt abgeführt wird und die Steuerverwaltung.

        Schließlich setzen wir im Rahmen unserer Organisation Dienstleister ein. Im Rahmen Ihrer jeweiligen Aufgaben werden Ihre Daten (in Teilen) diesen Dienstleistern zur Verfügung gestellt, damit diese die geschuldete Leistung uns gegenüber erbringen können. Diese Dienstleister sind im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrages gem. Art. 28 DS-GVO verpflichtet, Ihre Daten nur nach unserer Weisung zu verarbeiten.

7.       Übermittlung in Drittländer

        Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittstaaten) findet nicht statt, soweit dies nicht im Rahmen des Arbeitsverhältnisses z.B. innerhalb der Unternehmensgruppe erforderlich ist, dies nicht gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. steuerrechtliche Meldepflichten), Sie uns keine Einwilligung erteilt haben oder keine Auftragsverarbeitung vorliegt. Werden Dienstleister im Drittstaat eingesetzt, sind diese zusätzlich zu schriftlichen Weisungen durch die Vereinbarung der EU-Standardvertragsklauseln zur Einhaltung des Datenschutzniveaus in Europa verpflichtet. Alternativ übermitteln wir die Daten auf Grundlage der Binding Corporate Rules oder sofern der Datentransfer auf dem Durchführungsbeschluss (EU) 2016/1250 der EU-Kommission vom 12. Juli 2016 gemäß der Richtlinie 95/46/EG des Europäischen Parlaments und des Rates über die Angemessenheit des vom EU-US-Datenschutzschild gebotenen Schutzes beruht. Weitere Auskünfte erhalten Sie von unserem Datenschutzbeauftragten.

8.       Dauer der Datenspeicherung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten zunächst für die Dauer des Bewerbungsprozesses.

 Sofern wir Sie nicht einstellen, löschen wir Ihre Daten nach Ablauf von sechs Monaten nach Besetzung der Stelle, es sei denn Sie haben in die Weiterspeicherung eingewilligt. Im Falle der Einwilligung speichern wir Ihrer Daten bis zum Widerruf der Einwilligung, aber maximal 18 Monate. 

 Sofern Ihre Bewerbung erfolgreich war und Sie in ein Beschäftigungsverhältnis mit uns übergehen, verweisen wir Sie auf unser Informationsblatt zum Datenschutz für Mitarbeiter, aus welchem hervorgeht, wie Ihre Daten verarbeitet werden. 

9.       Plicht zur Bereitstellung Ihrer Daten

        Bei einigen personenbezogenen Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrem Beschäftigungsverhältnis mitteilen, ist die Bereitstellung dieser Daten gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben bzw. für die Begründung bzw. die ordnungsgemäße Durchführung Ihres später ggf. zustande kommenden Arbeitsvertrages erforderlich. Sie sind deshalb verpflichtet, uns diese personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen. Wir weisen Sie darauf hin, dass, wenn Sie uns diese personenbezogenen Daten nicht bereitstellen, dies zur Folge haben kann, dass wir Sie nicht bei uns einsetzen können bzw. einzelne Pflichten aus dem Arbeitsvertrag nicht erfüllen können.

10.    Ihre Rechte als betroffene Personen

Ihnen stehen unter den gesetzlichen Voraussetzungen die nachfolgenden Rechte als betroffene Person zu, die Sie uns gegenüber geltend machen können:

• Auskunftsrecht: Sie sind jederzeit berechtigt, im Rahmen von Art. 15 DS-GVO von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten; ist dies der Fall, sind Sie im Rahmen von Art. 15 DS-GVO ferner berechtigt, Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie bestimmte weitere Informationen (u.a. Verarbeitungszwecke, Kategorien personenbezogener Daten, Kategorien von Empfängern, geplante Speicherdauer, ihre Rechte, die Herkunft der Daten, den Einsatz einer automatisierten Entscheidungsfindung und im Fall des Drittlandtransfer die geeigneten Garantien) und eine Kopie Ihrer Daten zu erhalten.
• Recht auf Berichtigung: Sie sind berechtigt, nach Art. 16 DS-GVO von uns zu verlangen, dass wir die über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten berichtigen, wenn diese unzutreffend oder fehlerhaft sind.
• Recht auf Löschung: Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 17 DS-GVO von uns zu verlangen, dass wir Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich löschen. Das Recht auf Löschung besteht u.a. nicht, wenn die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erforderlich ist für (i) die Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, (ii) zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen (z. B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten) oder (iii) zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 18 DS-GVO von uns zu verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einschränken.
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 20 DS-GVO von uns zu verlangen, dass wir Ihnen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format übergeben.
• Widerspruchsrecht: Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, so dass wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beenden müssen. Das Widerspruchsrecht besteht nur in den in Art. 21 DS-GVO vorgesehen Grenzen. Zudem können unsere Interessen einer Beendigung der Verarbeitung entgegenstehen, so dass wir trotz Ihres Widerspruchs berechtigt sind, Ihre personenbezogenen Daten zu verarbeiten.
• Widerruf der Einwilligung: Sie haben jederzeit das Recht, Ihre uns gegenüber erteilten Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. In diesem Fall werden wir den Empfänger der Daten entsprechend informieren und die Verarbeitung der Daten, für die von der Einwilligung umfassten Zwecke künftig unterlassen. Zu Dokumentationszwecken speichern wir eine Information über Ihren Widerruf.

Bitte kontaktieren Sie in allen oben genannten Angelegenheiten unseren Datenschutzbeauftragten unter den angegebenen Kontaktdaten.

• Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde: Neben den aufgeführten Rechten haben Sie gemäß Art. 77 DS-GVO das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Die Anschrift der für unser Unternehmen zuständigen Aufsichtsbehörde lautet:

Bayrische Landesbeauftragte für den Datenschutz (BayLfD)
Wagmüllerstraße 18
80538 München
Telefon     089 212672-0
Fax             089 212672-50
E-Mail        poststelle@datenschutz-bayern.de

Wir empfehlen Ihnen allerdings, eine Beschwerde zunächst immer an unseren Datenschutzbeauftrag­ten zu richten.

11.    Automatisierte Entscheidungsfindung / Profiling

 Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling findet nicht statt.

Stand: Januar 2020.